Rekisteri- ja EU-tietosuojaseloste

Rekisteri- ja EU-tietosuojaseloste

Tämä on Suomen anestesiasairaanhoitajien säätiön sr henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 25.5.2018.

 

1. Rekisterinpitäjä

Suomen anestesiasairaanhoitajien säätiö sr.

Uhanperäntie 48

90810 Kiviniemi

Y- tunnus 1999866-7

 

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Tietosuojavastaava Anna-Kaisa Lappi

Jalopuunkuja 8, 90800 Oulu
+358 40 732 9172
annakaisa.lappi[at]gmail.com

3. Rekisterin nimi

Säätiöllä ei ole omaa jäsenrekisteriä. Apurahaa hakeneiden henkilöiden henkilöllisyys varmennetaan Suomen anestesiasairaanhoitajien jäsenrekisteristä. Myönnetyistä apurahoista säätiöllä on tiedot paperiversiona, yhdistyksen verkkosivuilla, toimintakertomuksessa ja henkilökohtaisilla tietokoneilla, joissa on hk kirjautumistunnukset ja koneet ovat virussuojattuja.

 

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on henkilön suostumus hänen hakiessaan apurahaa. Apurahapäätöslomakkeella on tietoa säätiön tietosuoja-asetuksesta ja tietojen käytöstä.


Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on varmistaa henkilön jäsenyys ja jäsenmaksujen maksaminen. Sash säätiön sr sääntöjen mukaan jäsenen on oltava Suomen anestesiasairaanhoitajat ry:n jäsen vähintään kaksi vuotta ja jäsenmaksujen on oltava suoritettu, jotta hänelle voidaan myöntää apurahaa.

Apurahahakemuksissa ei ole hakijan henkilötunnuksia.

5. Rekisterin tietosisältö

Apurahatiedostoon(ei varsinainen rekisteri) tallennettavia tietoja ovat hakijan nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, tilinumero ja apurahan käyttötarkoitus. Arkistointilain mukaan paperisia asiakirjoja (apurahahakemukset, kokouspöytäkirjat ja toimintakertomukset liitteineen) säilytetään kymmenen vuotta. Verkkosivuilla apurahapäätökset, joissa näkyy henkilön nimi, apurahan kohde ja- summa, säilytetään kaksi vuotta.

Apurahahakemukset suunnataan säätiön apurahavastaavalle ja hän toimittaa hakemukset sähköisesti skannattuna muille hallituksen jäsenille. Hallituksessa on kuusi jäsentä.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Apurahatiedostoon(ei varsinainen rekisteri) tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta apurahahakemuksissa.

 

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Apurahapäätös tiedotetaan hakijalle paperiversiona ja päätökset ovat verkkosivuilla nähtävissä kahden vuoden ajan. Päätökset kirjataan myös toimintakertomukseen. Apurahapäätökset ilmoitetaan Suomen anestesiasairaanhoitajat ry:lle. Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

 

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Apurahaa hakeneiden tietoja käsitellään luottamuksellisesti säätiön hallituksen jäsenten kesken. Tiedostojen käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja säätiön hallituksen henkilökohtaisissa tietokoneissa on viruksentorjuntaohjelma.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella apurahatiedostossa olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti tietosuojavastaavalle.

 

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Apurahatiedostossa (rekisterissä)olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti tietosuojavastaavalle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).